Koninklijk Verbond Privacyverklaring (GDPR)

Privacyverklaring Koninklijk Verbond der Jaartallen Leuven vzw (GDPR)

Het Koninklijk Verbond der Jaartallen Leuven vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respecteren van uw privacy.

In deze privacyverklaring willen we u heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Het Koninklijk Verbond der Jaartallen  Leuven vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevens-bescherming (Verordening EU 2016/679). 

Dit betekent in ieder geval dat wij:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, zoals beschreven in deze privacyverklaring;

  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming indien nodig voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt;

  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
     

Als Koninklijk Verbond der Jaartallen Leuven vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring nog vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen, kan dat via onderstaande contactgegevens:

 

Koninklijk Verbond der Jaartallen Leuven vzw

 

J.P. Minckelersstraat 53 bus 0302

 

3000 Leuven

 

info@jaartallen.be


Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, (ere) marraines en (ere)peters van de verschillende jaartallenverenigingen, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door het Koninklijk Verbond der Jaartallen Leuven vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst);

  • het versturen van informatie over de activiteiten van het Koninklijk Verbond der Jaartallen Leuven vzw alsook van de verschillende jaartallenverenigingen, vergaderverslagen en uitnodigingen (uitvoering overeenkomst).

  • het organiseren van activiteiten door het Koninklijk Verbond der Jaartallen Leuven vzw (uitvoering overeenkomst);

  • bekomen van subsidiëring door de stad Leuven (wettelijke verplichting).

  • Promotie, PR en communicatie waaronder

    • het beheren van sociale media door middel van het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)

    • het beheren van sociale media door middel van gerichte foto’s (toestemming)

    • het beheren van de website (gerechtvaardigd belang)
       

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug te trekken.

 

Welke gegevens verwerken wij?

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken :
 

  • persoonlijke identiteitsgegevens: familienaam, voornaam, adres;

  • privé contactgegevens: telefoonnummer (vast/GSM), e-mailadres;

  • persoonlijke kenmerken: geboortejaar
     

We verzamelen enkel persoonsgegevens die ieder lid of elk jaartallenvereniging zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten jaartallenverenigingen.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Daarnaast verzamelt, verwerkt en beheert het Koninklijk Verbond der jaartallen Leuven vzw beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames,…) die consulteerbaar zijn via diverse kanalen in de (sociale) media (website, Facebook,…) en die tentoongesteld worden in de ruimte(s) ter beschikking aan het Koninklijk Verbond der Jaartallen Leuven vzw.

Indien we bijkomende persoonsgegevens nodig hebben, zullen wij dit opvragen hetzij rechtstreeks via uzelf hetzij via uw jaartallenvereninging. Deze persoonsgegevens zullen door ons niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt bewaard worden.

Al dan niet verstrekken van gegevens door uzelf

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan de diverse activiteiten van het Koninklijk Verbond der Jaartallen Leuven. 

Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens of van het verstrekken van onvolledige gegevens is dat er geen aansluiting of deelname kan zijn.


 

Verstrekking van gegevens aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Momenteel hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten met de personen die zich bezig houden met de opmaak en onderhoud van de website van het Koninklijk Verbond der Jaartallen Leuven vzw. Hierop staan de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Mocht in de toekomst het Koninklijk Verbond der Jaartallen Leuven vzw bijkomend beroep doen op derden (advocaat, boekhoudkantoor en dergelijke) dan zal zij met deze partij ook de nodige afspraken maken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen we de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij het wettelijk verplicht en toegestaan is, zoals bijvoorbeeld in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte. 


 

Bewaartermijn

Het Koninklijk Verbond der Jaartallen Leuven vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Hierbij moet er rekening gehouden verschillende wettelijke termijnen.

Het Koninklijk Verbond der Jaartallen Leuven vzw verbindt er zich toe de persoonsgegevens niet langer dan 10 jaar bij te houden na het beëindigen van het lidmaatschap.


 

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking (inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…).

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • alle personen die namens het Koninklijk Verbond der Jaartallen Leuven vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;

  • we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

  • een virusscanner met systematische en tijdige updates, met ‘firewall’.

  • systematische back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

  • we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen met bijstellingen indien nodig;

  • informeren van onze bestuursleden over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis geïnformeerd en gewezen op hun verantwoordelijkheid;

  • slechts aan welbepaalde bestuursleden wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren;
     

Mocht er zich toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

 

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.


Om uw gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij u hoe dan ook ons elke wijziging in de gegevens die verzameld worden door het Koninklijk verbond der Jaartallen Leuven vzw, te melden, zoals een wijziging van uw e-mailadres.

U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens  welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht om te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen. In de meeste gevallen zal aan deze vraag voldaan worden; tenzij er een ernstige reden is om dit niet te doen.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.  U kan ons ook per e-mail contacteren via info@jaartallen.be.

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om uw identiteit te controleren vragen wij om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat. Wij vragen deze legimitatie om te voorkomen dat iemand anders uw gegevens gebruikt of misbruikt.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

commission@privacycommission.be


 

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Het Koninklijk verbond der Jaartallen Leuven vzw kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. De laatste wijziging gebeurde op 31 december 2019.

Oudere versies van ons privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als je deze wilt raadplegen.